“楽に”“すぐ”できる「コクヨ式」実践法
前回は、創意工夫を社風とするコクヨが提唱している整理術「コクヨ式」とは何なのか、「コクヨ式」の最新刊『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』（※）（以下、『シンプル整理術』）をもと、にコクヨ株式会社ステーショナリー事業部広報宣伝部部長・白石良男さんへのインタビューを通じて迫りました。
今回は、個人で実践しやすいコクヨ式メソッドやそのために有効なアイテムを具体的に聞いていきます。
「コクヨ式」で煩雑になりがちな書類をスマートに整理
ー“フリーアドレス”や“リモートワーク”など、最近、私たちの働く環境が変わってきています。書類や整理術にも最近の傾向や変化はあるのでしょうか？
従来のオフィスの書類分類・整理法といえば、ボックスファイルと個別フォルダーを組み合わせた「ボックスファイリング」などが定番で、それを定着させるためのコンサルもありました。
でも、実は最近では銀行など一部の業態でしか体系的なファイリングはされなくなってきています。また、最近は保存用の「ストック」系書類とは別に、会議やアイデア作りといった“知的活動”に使ってそれぞれの案件が終わったら捨てるいわゆる「フロー情報」系の書類が増えています。
ー「ストック」系と「フロー情報」系の書類…。
ただでさえ、書類関係は煩雑になりがちなので、2つの種類の異なる書類を日常業務の中で分類して処理していくというのは、すごく大変に感じます。
ーそうですね。
とはいえ、生産性をアップするためには情報を整理・活用する必要があります。実は、煩雑な「フロー情報」系書類を管理するツールとして、便利なツールがありまして…。
ー便利なツール！ぜひ教えてください。
はい！こちらの、コクヨの「クリヤーホルダーブック〈モッテ〉」です！(笑)
各ホルダーに案件ごとに書類を分類できる「クリヤーホルダーブック〈モッテ〉」
ーこれは、クリヤーホルダーが本のように束になっているんですね！どのように使うといいのでしょうか？
各ホルダーに案件ごとに書類を分類することで、管理しやすくしています。また背幅がスリムで軽く、そのまま持ち歩くこともできます。2017年2月から発売された比較的新しい商品なのですが、ビジネスパーソンに好評で、発売直後に実施したイベント「コクヨハク」で販売した時も予想以上の売れ行きでした。
ースリムだから鞄にそのまま入れて、持ち運びやすいところがいいですね！
それにすっきりしてオシャレです。
これだけではなくて…。
「フロー情報」系書類を収めたホルダーやホルダーブックをまとめる収納道具として、取っ手付のファイルボックス「KaTaSu（カタス）」もあります。こちらは普段は机の上に置いておき、取っ手を持てばボックスごと持ち運びができるんです。
机の上からそのまま持ち運べる「KaTaSu（カタス）」
ー会議の時に、机の上からそのまま持ち運べるんですね！フリーアドレスなど場所を選ばない働き方にも便利そうです。
コクヨではフリーアドレスを導入しているのですが、仕事道具一式の持ち運びに重宝しているのが「mo・baco（モ・バコ）」というモバイルバッグです。書類やノートパソコンをファイルボックスのようにまとめて収納し、出社時にロッカーからオフィスへ持ち運んでいます。
仕事道具一式を持ち運べる「mo・baco（モ・バコ）」
ーこれはオフィスだけでなく、自宅でも使えそうですね。
そうですね。
書斎で仕事をするようなスタイルではなく、リビングやダイニングで仕事をする場合には、仕事道具が部屋に散らばることがなく、部屋のインテリアにもなじむデザインだと思います。
知的活動の生産性を上げる文具の使い方
ー普段使っているアイテムでも、使い方を変えると何か他の効果を期待できるようなそんな方法があったら教えていただけないでしょうか。
ノート術に近いアイデアなのですが、紙に引かれている罫線の種類によってノートの用途を使い分けるのがおすすめです。
ーノートを罫線の種類で使い分ける。
はい。ただ文字を書くだけなら、記録しやすいシンプルな横罫線。クリエイティブな知的活動に使う場合は、図表やイラストを書きやすい方眼罫。さらにもっと自由にイマジネーションを働かせたいなら、まったく制約のない無地。というような感じです。コクヨでは社員の約5割が、アイデアを出したり企画をまとめたりしやすい方眼罫のノートを使用しています。
ー確かに、ノートの種類1つでひらめきに差が出そうですね。
あと、知的活動の生産性を上げるツールとして、付箋を利用している社員もいます。
ー付箋をどのように使うのでしょうか？
付箋1枚ずつに断片的なアイデアを書いて、それらを自由に組み合わせることでアイデアを形に組み上げていくそうです。
ーなるほど。
普通に考えているのでは結びつかないアイデアも組み合わせや視点を変えることによって、新しい着想につながるということでしょうか。いわば、ブレーンストーミングで出されたアイデアを整序するKJ法の一人版ですね。
お話を伺ったステーショナリー事業本部 伊藤さん（左）白石さん（右）
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（※）『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』（著者：コクヨ株式会社 出版社：KADOKAWA 2017年10月発売） 楽にできる、すぐできる。 仕事の効率＆生産性を上げる100メソッド集結